10 dicas essenciais para ajudar você a realizar multitarefas

A multitarefa é uma habilidade necessária para muitas funções no meio empresarial. No entanto, também pode ser prejudicial à eficiência e ao desempenho mental durante o trabalho. Se a multitarefa for bem-feita, pode ser uma ótima maneira de realizar uma série de tarefas simultaneamente, mas se você acabar assumindo muitas ao mesmo tempo, pode levar à ansiedade pela má decisão.

Reunimos 10 dicas excelentes para te ajudar a realizar multitarefas de maneira eficiente no trabalho.

1. Estabeleça metas realistas

Assumir muitas coisas ao mesmo tempo pode causar estresse e preocupação desnecessários. No trabalho, muitas vezes nos sobrecarregamos com todas as tarefas que precisamos completar por dia ou semana, quando é melhor separá-las em partes pequenas que serão mais fáceis de serem realizadas. Em vez de se sentir derrotado quando não for capaz de completar uma enorme lista de tarefas, não deixe de estabelecer metas realizáveis.

2. Dê a si mesmo tempo suficiente para completar suas metas.

É importante reconhecer quanto tempo levará para concluir uma tarefa da melhor forma possível, para que você esteja gerenciando as expectativas de sua equipe. A multitarefa pode causar estresse desnecessário se você estiver fazendo muito de uma vez e não se dando tempo suficiente para terminar suas tarefas. Certifique-se de estabelecer prazos realistas, para não entregar com atraso, causando mais estresse no futuro.

3. Escreva listas

Escrever listas ou usar ferramentas de organização online, como Excel ou Trello, pode te ajudar a se sentir confiante sobre sua carga de trabalho. Se você deixar sua lista de tarefas para a memória e tiver que realizar várias tarefas, é mais provável que você esqueça algo crucial. A elaboração de listas com explicações ao lado de cada tarefa criará uma lista de tarefas de fácil acesso.

4. Priorize suas tarefas

A partir de uma lista de tarefas escrita, é mais fácil priorizar sua carga de trabalho. A definição de prioridades garante que você entregue tarefas de alta prioridade dentro do prazo e permite que você administre as expectativas da empresa quando você tem algo importante que precisa entrar logo em ação.

5. Planeje sua semana dia a dia

Depois de ter priorizado suas tarefas, você pode começar a mapear sua agenda para cada dia da semana. Isto colocará em prática um plano para as tarefas que você gerenciará a cada dia, e lhe permitirá identificar se há dias em que você pode trabalhar em tarefas de prioridade máxima por conta própria. Atribuindo a você mesmo tempo para se concentrar, ajudará você a realizar multitarefas de forma mais eficiente durante toda a semana.

6. Agrupe tarefas sempre que possível

Trabalhar em tarefas completamente diferentes ao mesmo tempo certamente causará confusão. Certifique-se de que, ao planejar sua semana de trabalho, você esteja agrupando tarefas semelhantes, pois será mais fácil alternar entre as duas e cumprir seus prazos em horários semelhantes.

7. Trabalhe a um ritmo constante

Pode ser fácil sentir que você tem que se apressar quando tem muitas tarefas diferentes para completar, mas isto será contraproducente se você tiver que refazer o trabalho. Trabalhe a um ritmo constante para que você não deixe passar nada e seja capaz de completar seu trabalho da melhor maneira possível.

8. Evite distrações

Quando você está ocupado no trabalho e tem várias tarefas em andamento, é importante ter certeza de não ficar distraído. Durante períodos atarefados, informe seus colegas que você precisa de algum tempo para se concentrar e não ser incomodado, a menos que seja uma emergência.

Colocar seus fones de ouvido é uma ótima maneira de bloquear o ruído do escritório e concentrar-se na tarefa em mãos.

9. Permita-se pausas regulares

Trabalhar continuamente ao longo do dia não é maneira de fazer as coisas com um alto padrão. Certifique-se de fazer pequenas pausas durante o dia. Depois disso, você poderá descobrir que pode identificar erros que talvez não tenha notado antes.

10. Permaneça focado

Isto pode ser mais fácil de dizer do que de fazer. Entretanto, para se manter concentrado, comece desligando seu telefone durante o horário de trabalho, ou não verifique seus e-mails por 30 minutos. Isto pode te ajudar a manter o foco e fazer com que sua lista de tarefas seja concluída mais rapidamente do que se você se encontrar distraído pela vida cotidiana.

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